jump to navigation

Panduan untuk Akurasi Perhitungan Persediaan June 11, 2010

Posted by teamteaching in Uncategorized.
trackback

Memiliki masalah dengan kearakuratan perhitungan persediaan? Menerapkan teknologi seperti bar code sistem, RFID, dan pick-untuk-ringan sering dianggap solusi untuk persediaan tidak akurat. Jika diterapkan dengan benar teknologi ini dapat membantu mengurangi kesalahan, Namun, tidak satupun dari mereka akan menghilangkan semua kesalahan, dan sistem buruk diimplementasikan bisa membuat Anda lebih buruk daripada sebelumnya. Apakah Anda berencana untuk menerapkan sistem tambahan atau tidak Anda harus mempertimbangkan mengurus dasar-dasar pertama.

langkah-Langkah Dasar dalam Akurasi Perhitungan Persediaan

  • Sikap
  • Definisi Proses
  • Prosedur Dokumentasi
  • Pelatihan Karyawan
  • Karyawan Pengujian
  • Monitoring Proses untuk Kepatuhan
  • Pengaturan Standar
  • Pelacakan Akurasi
  • Akuntabilitas
  • Hitung, Hitung, dan Hitung
  • Mengevaluasi kembali

Tidak ada yang revolusioner tentang daftar dari “Dasar-dasar”, itu hanya serangkaian langkah-langkah yang menentukan suatu proses untuk mencapai tingkat yang lebih tinggi akurasi persediaan. Kesuksesan Anda atau kegagalan akan ditentukan oleh pelaksanaan langkah-langkah Anda. Ini bukanlah sesuatu yang harus tergesa-gesa; melemparkan pendekatan perbaikan cepat bersama-sama untuk meringankan kebutuhan mendesak mungkin lebih merusak dalam jangka panjang sejak keberhasilan rencana ini memerlukan usaha koperasi oleh banyak orang dalam organisasi Anda. Jika upaya pertama Anda gagal, Anda akan merasa lebih sulit untuk mendapatkan kerja sama tingkat tinggi untuk mencoba depan Anda. Ambil waktu dan melakukannya dengan benar.

Sikap. Mempertahankan akurasi persediaan harus menjadi bagian integral dari sikap organisasi. Seperti kualitas, layanan pelanggan, dan keselamatan tanaman, akurasi harus dipromosikan seluruh organisasi sebagai tanggung jawab semua orang. Sikap ini harus dimulai di tingkat atas. Yeah, aku tahu semua yang Anda manajer dan eksekutif di luar sana ingin inventaris akurat tetapi apakah Anda melakukan bagian Anda melalui keputusan Anda dan praktek bisnis untuk mempromosikannya. Proses sering pintas dalam nama “Customer Service” (ini juga berlaku untuk proses untuk Kualitas, Manajemen Persediaan, dan Rencana Produksi) yang mengurangi atau menghilangkan efektivitas dari rencana, yang dalam jangka panjang akan mengurangi kemampuan Anda untuk layanan Anda pelanggan. Ingatlah bahwa rencana ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, jangan kompromi mereka.

Definisi Proses. Anda akan berjuang untuk membuat kemajuan apa pun jika Anda belum didefinisikan secara jelas proses di seluruh organisasi yang mempengaruhi persediaan. Sementara mendefinisikan proses, Anda harus mencari kesempatan untuk kesalahan dan menerapkan perubahan-perubahan untuk menghilangkan atau mengurangi mereka. Bahkan karyawan yang paling akurat akan membuat kesalahan, saya sarankan menempatkan cek formal di tempat untuk operasi kritis. Dapatkan sebanyak mungkin orang yang terlibat dalam langkah ini untuk memastikan Anda memiliki pemahaman yang lengkap dan akurat dari proses. Ada yang tidak terjawab dalam langkah ini akan memerlukan prosedur baru dan pelatihan karyawan tambahan nanti, jadi sekali lagi, “meluangkan waktu dan melakukannya dengan benar”.

Prosedur Dokumentasi. Ini adalah bagian di mana Anda menggunakan proses yang sebelumnya ditetapkan untuk mendokumentasikan prosedur karyawan akan ikut menjaga integritas persediaan. Prosedur didokumentasikan di sini tidak harus dibatasi pada masalah persediaan, mereka harus lengkap termasuk prosedur mutu, aspek fisik, dan keamanan. Dokumentasi ini harus jelas dan komprehensif mungkin. Ini harus ditulis untuk suatu tugas tertentu dalam tanggung jawab pekerjaan spesifik, harus mencakup semua karyawan perlu tahu untuk menyelesaikan tugas dan tidak ada lagi. Sebagai contoh: jika tanggung jawab seorang pegawai saham adalah untuk memberitahukan pengawas terdapat perbedaan, yang semua itu harus menyatakan dalam prosedur untuk petugas saham meskipun akan ada prosedur tambahan untuk berurusan dengan perbedaan tersebut. Prosedur juga harus mencakup metode yang tepat untuk mengisi dan pengolahan dokumen, urutan dan waktu memasukkan data, dan setiap cek yang diwajibkan untuk dilakukan. Jika ada pengecualian dengan prosedur mereka harus ditetapkan dalam dokumen, sehingga didokumentasikan dengan prosedur pengecualian akan menurun efektivitasnya. Jadilah realistis, prosedur bukan “ingin daftar”, mereka adalah dokumentasi persyaratan dari suatu tugas tertentu. Anda harus siap untuk menegakkan kepatuhan terhadap semua prosedur. Setelah Anda selesai dengan dokumentasi, saya sarankan Anda pertama kali mendistribusikan prosedur ke beberapa karyawan kunci, kemudian mengambil beberapa minggu untuk Anda dan karyawan kunci untuk memantau operasi yang ada untuk melihat apakah ada yang terlewat atau jika ada sesuatu yang salah. Setelah ini dilakukan, prosedur harus diberlakukan secara resmi dan didistribusikan kepada seluruh karyawan.

Pelatihan Karyawan. Membagikan prosedur tertulis bukan merupakan pelatihan karyawan. Hal ini penting untuk menetapkan jadwal pelatihan untuk melewati semua prosedur dengan kelompok-kelompok karyawan. Luangkan waktu apa saja yang diperlukan untuk memastikan bahwa mereka memiliki pemahaman yang menyeluruh dari prosedur. Menjelaskan bahwa dokumen prosedur adalah satu-satunya cara untuk melakukan tugas tersebut. Jika Anda melakukan pekerjaan Anda dengan benar dalam mendefinisikan proses dan mendokumentasikan prosedur Anda tidak boleh menjalankan ke banyak kejutan selama pelatihan. Cobalah untuk menahan diri dari membuat perubahan atau pengecualian dokumentasi yang pada saat ini (kecuali ada kesalahan kritis). perubahan menit terakhir atau pengecualian akan menyebabkan kebingungan dan mengurangi nilai dari dokumen. Buatlah catatan untuk masa depan kemungkinan revisi prosedur sebagai gantinya. Mengatur jadwal untuk penerbitan dan memasukkan ke dalam revisi efek (setiap triwulan atau enam bulan). Sering revisi prosedur cenderung menyebabkan kebingungan dan membuatnya sulit untuk menegakkan kepatuhan.

Pengujian Karyawan . Saya seorang advokat besar pengujian formal karyawan pada prosedur. Ini adalah satu-satunya cara untuk mengetahui jika mereka memahami mereka (atau bahkan membacanya). Bersiaplah, Jangan membuat tes terlalu sulit, saya menyarankan pertanyaan pilihan ganda dan mungkin beberapa benar / salah. Anda juga mungkin perlu pengujian yang mengharuskan karyawan untuk melakukan tugas tersebut di hadapan tester. Membuat titik untuk memasukkan item dalam tes yang telah diketahui masalah di masa lalu. Tak boleh ada denda untuk jawaban yang salah pada tes. Setiap pertanyaan yang dijawab salah harus didiskusikan dengan karyawan untuk memastikan bahwa dia sekarang mengerti jawaban yang benar. Anda mungkin harus membuat perjanjian untuk melakukan tes secara lisan bagi karyawan dengan kemampuan membaca yang tidak memadai atau pengaturan lain jika bahasa adalah masalah.

Monitoring Proses untuk Kepatuhan. Anda harus mulai memantau proses untuk kepatuhan terhadap prosedur segera. Setiap tindakan yang diamati yang tidak sesuai dengan prosedur yang tertulis harus segera diatasi dengan karyawan yang terlibat. Seperti yang dinyatakan sebelumnya, prosedur tertulis adalah satu-satunya cara untuk melakukan tugas tersebut. Memungkinkan karyawan untuk “melakukannya dengan cara mereka sendiri” (bahkan jika cara mereka adalah cara yang lebih baik) akan membuat mustahil untuk menegakkan kepatuhan terhadap isu-isu lain dan akan menciptakan masalah jika ada perubahan proses. Jika mereka memiliki cara yang lebih baik, pertimbangkan untuk revisi berikutnya pada saat itu, maka akan menjadi “satu-satunya cara”.

Pengaturan Standar. Saya juga seorang penganjur besar pengaturan akurasi minimum dan standar produksi dimana dapat dilaksanakan. Apakah riset Anda untuk memastikan standar yang ditetapkan cukup tinggi namun tetap terjangkau. Anda harus menegakkan standar-standar ini sehingga sangat penting untuk mengatur mereka dengan benar. Jika ragu, membuat mereka lebih rendah, Anda selalu dapat meningkatkan nanti saat lebih banyak data tersedia. Jika Anda menetapkan mereka terlalu tinggi, Anda harus menempatkan diri pada posisi yang sulit ketika datang waktu untuk menerapkannya. Standar harus ditetapkan untuk tugas tertentu sedang dilakukan. Sebagai contoh, standar akurasi untuk pegawai stoking saham di daerah penyimpanan acak akan lebih rendah dibandingkan satu stoking di lokasi tetap. Menetapkan standar membutuhkan pelacakan terhadap ketepatan dan produktivitas tugas yang dilakukan yang membuatnya lebih layak bila Anda memiliki beberapa orang melakukan tugas yang sama.

Pelacakan Akurasi. Apakah Anda telah menetapkan standar atau tidak saya masih menyarankan Anda melacak akurasi organisasi dan individual. Akurasi pelacakan harus selalu diukur sebagai persentase dari total transaksi. akurasi Pelacakan sebagai nomor flat (jumlah kesalahan) menempatkan karyawan Anda lebih produktif mengalami kerugian, dan pada tingkat organisasi akan terdistorsi oleh varians dalam kegiatan bisnis. Akurasi pelacakan harus dikomunikasikan kepada staf dengan cara yang positif, yang merupakan alat untuk memfasilitasi perbaikan dalam proses dan orang. Saya telah menemukan bahwa hanya dengan pelacakan dan berkomunikasi akurasi kepada karyawan Anda akan melihat pengurangan langsung dalam kesalahan bahkan jika standar tidak ditentukan. Kenyataannya adalah kita semua ingin menjadi akurat, masalah adalah kita semua berpikir bahwa kita akurat dan selalu orang lain yang membuat semua kesalahan.

Akuntabilitas. Orang harus bertanggung jawab untuk mengikuti prosedur yang didokumentasikan. Anda telah menghabiskan waktu untuk dokumen prosedur, memberikan pelatihan, dan pengujian. Jika seseorang tidak mengikuti prosedur mereka harus ditangani dengan menerapkan tindakan disiplin yang sesuai. Sesederhana itu. Anda mungkin terkejut berapa banyak hanya satu individu tidak mengikuti prosedur dapat mengacaukan persediaan Anda. Jika Anda tidak memegang karyawan bertanggung jawab Anda mungkin juga membuang segala sesuatu yang kamu lakukan untuk saat ini. Kesalahan adalah kesalahan dan semua orang membuat mereka, bagaimanapun, tidak mengikuti prosedur yang ditetapkan adalah keputusan sadar dibuat oleh karyawan untuk tidak melakukan apa yang dia diperintahkan untuk melakukannya.

Count, Count, Count. Kami ingin percaya bahwa karena kita telah mengambil langkah-langkah di atas, kita sekarang harus mengasumsikan inventaris kami adalah akurat. Belum tentu. Anda akan harus menghitung untuk menentukan akurasi, serta bidang-bidang yang membutuhkan evaluasi menentukan tambahan. persediaan fisik akhir tahun adalah alat yang digunakan oleh akuntan dan melakukan sangat sedikit untuk akurasi persediaan. Anda harus menghitung inventaris Anda secara terus menerus (menghitung siklus) untuk mempertahankan tingkat akurasi yang tinggi. Ini adalah salah satu cara terbaik untuk mengidentifikasi area masalah secara tepat waktu dan menyediakan sebuah lingkungan yang kondusif untuk perbaikan terus-menerus. Cara Anda menghitung dan frekuensi jumlah Anda harus dirancang untuk jenis operasi yang spesifik Anda. Saya membaca artikel pada Siklus Menghitung dan Persediaan Fisik dan cek Menghitung Siklus topik yang dibahas dalam buku saya.

Mengevaluasi kembali. Anda harus secara teratur mengevaluasi ulang proses dan prosedur. Hasil dari program menghitung siklus Anda harus mengarahkan Anda ke arah daerah di mana tambahan diperlukan. kondisi bisnis sering berubah dan proses baru ditambahkan yang akan membutuhkan evaluasi. Seperti yang disebutkan sebelumnya mencoba untuk menahan diri dari revisi sering ke prosedur (memo hari), lebih efektif untuk merencanakan tanggal revisi dan revisi beberapa kelompok ke dalam rilis revisi prosedur. Revisi ini harus dilaksanakan dengan pelatihan yang tepat dan pengujian seperti yang dilakukan selama pelaksanaan awal.

Seperti Anda mungkin telah menyadari, setiap langkah-langkah di atas sangat tergantung pada keberhasilan pelaksanaan langkah-langkah sebelumnya. Meskipun proses ini untuk meningkatkan akurasi persediaan tidak terlalu rumit, pelaksanaannya dapat membuktikan menjadi menuntut. Tergantung pada lingkungan Anda bekerja dalam, kadang-kadang dapat tampaknya menjadi tugas diatasi untuk mengubah sikap orang terhadap akurasi persediaan. Ini akan membutuhkan tingkat tinggi usaha dan ketekunan untuk memastikan keberhasilan.

Tambahan rekomendasi.

Berikut adalah beberapa saran tambahan yang dapat membantu dalam pencarian Anda untuk persediaan lebih akurat.

Mendedikasikan posisi untuk mengelola persediaan. Pastikan Anda memiliki kontrol yang mempengaruhi persediaan karyawan Anda. Hal ini terutama terjadi dalam operasi manufaktur di mana prioritas dan pengawas operator mesin produksi yang memenuhi jadwal produksi, menjaga mesin berjalan, dan memastikan kualitas produk yang dihasilkan. Persediaan akurasi tidak akan pernah menjadi tanggung jawab utama dari jenis posisi. Setelah Anda datang ke kesadaran ini, mudah untuk melihat manfaat menempatkan persediaan Anda dan material handling tanggung jawab di tangan orang-orang yang utama tanggung jawab adalah persediaan. Juga, dalam material handling Anda posisi gudang / Anda harus membatasi tipe orang yang melakukan penyesuaian persediaan lain-lain.

Kontrol perputaran karyawan. Aku tahu, lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Anda telah menginvestasikan waktu untuk melatih mereka, sekarang mencari tahu apa yang harus Anda lakukan untuk menjaga mereka. Setelah Anda memiliki proses Anda dan prosedur di bawah kendali Anda akan menemukan bahwa karyawan baru akan menjadi # 1 sumber Anda dari kesalahan. Pengalaman saya menunjukkan karyawan baru biasanya membuat 2-5 kali lebih banyak kesalahan sebagai karyawan satu tahun dan 5 sampai 10 kali sebagai banyak kesalahan sebagai karyawan lima tahun. Angka ini didasarkan pada operasi yang melacak akurasi dan mempromosikan perbaikan berkelanjutan. Jika Anda tidak melacak akurasi, karyawan Anda lima tahun mungkin membuat banyak kesalahan seperti yang mereka lakukan selama tahun pertama mereka. Juga hasil pergantian karyawan yang tinggi dalam operasi yang sering pendek staf yang akan hampir selalu menyebabkan kesalahan meningkat.

Bersiaplah untuk memberhentikan atau menetapkan kembali karyawan. suara Mei seperti bertentangan dengan saran sebelumnya, Namun, jika Anda telah membuat setiap usaha untuk membantu karyawan dalam meningkatkan akurasi dan kemajuannya cukup sedang dibuat Anda akan membutuhkan untuk mendapatkan mereka dari inventaris Anda. Sekali lagi, jangan meremehkan kerusakan yang dapat disebabkan oleh kesalahan hanya satu karyawan.

Jangan takut untuk menempatkan Cek di tempat. Beberapa orang merasa bahwa pemeriksaan atau rechecking kerja mengakui kegagalan atau merupakan limbah karena “harus dilakukan dengan benar pada kali pertama”, jadi saya akan mengatakannya sekali lagi, setiap orang membuat kesalahan, itu berarti semua orang. Jika Anda menemukan ada wilayah tertentu yang sangat rentan terhadap kesalahan (seperti area tebar acak) atau bagian kritis dari operasi Anda di mana kesalahan dapat memiliki pengaruh buruk yang signifikan, pertimbangkan untuk meletakkan cek di tempat. Cek dapat memeriksa seorang karyawan kerja sendiri atau memeriksa operasi tertentu. Outbound pengiriman selalu harus memiliki beberapa jenis cek di tempat, jenis spesifik cek akan bervariasi dari operasi untuk operasi. Dalam volume tinggi, rendah nilai pengiriman sebuah operasi mencari sederhana atas kiriman mungkin semua yang layak, sedangkan dalam volume yang lebih rendah, tinggi nilai pengiriman operasi aku sudah sebanyak tiga orang melakukan pemeriksaan berlebihan setiap pengapalan sebelum loading.

Penyimpanan Daerah. Bagaimana Anda menyimpan produk Anda juga akan mempengaruhi akurasi. daerah ramai tidak terorganisir menjadi “lubang hitam” untuk produk yang hilang. Crowded daerah juga menyebabkan kerusakan meningkat menjadi produk yang sering dibuang tanpa koreksi persediaan yang dibuat. High-density penyimpanan membuatnya sangat sulit untuk secara akurat menghitung produk. Menjaga pencahayaan yang memadai, rak dan label produk, dan organisasi membuatnya lebih mudah untuk saham, memilih, dan jumlah produk sehingga meningkatkan tingkat akurasi.

Kenali sistem persediaan. Semakin Anda tahu tentang cara kerja sistem persediaan spesifik Anda, semakin sukses Anda akan mengoptimalkan fitur-fiturnya. Sistem komputer secara rutin disalahkan untuk hal-hal yang biasanya berubah menjadi kesalahan manusia, tetapi, terkadang sistem komputer Anda dapat menjadi sumber masalah. Bug, Glitches, cegukan, atau apa pun yang Anda ingin panggilan mereka lakukan terjadi dan perubahan parameter sistem untuk mengoptimalkan fungsi dalam satu area dapat membuat kekacauan di daerah yang tampaknya tidak berhubungan. Satu-satunya cara untuk menentukan sumber dan benar masalah ini adalah memiliki pemahaman yang menyeluruh tentang bagaimana sistem Anda sudah diatur dan bagaimana program-program khusus mengolah informasi. Keuntungan yang lebih besar untuk memperoleh tingkat tinggi pengetahuan sistem terletak pada jumlah informasi yang Anda akan dapat mengekstrak dari sistem anda. sistem yang lebih besar hari ini perangkat lunak mempertahankan sejumlah besar data dan berisi fungsionalitas jauh lebih dari sebagian besar pengguna sadari. Manajer harus mengambil peran lebih aktif dalam sistem mengatur dan implementasi jika mereka ingin mengoptimalkan sistem untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka. Hari-hari meninggalkan semuanya IS departemen hilang, tingkat staf yang paling IS departemen tidak memadai untuk menangani kompleksitas dan besarnya paket perangkat lunak hari ini. IS personil cenderung menghabiskan sebagian besar waktu mereka memastikan sistem berjalan daripada mengoptimalkan fitur-fiturnya.

Hasil akhirnya dalam perbaikan akurasi akan langsung terkait dengan upaya menumbuhkan tunas untuk mencapainya. Membangun suara persediaan rencana akurasi yang konsisten akan membuat orang memiliki kebiasaan yang akurat, sebagai keseluruhan organisasi mendapatkan dalam kebiasaan yang akurat Anda akan menemukan rencana akurasi mulai berjalan sendiri. Sampai saat itu, ia akan memerlukan banyak pekerjaan oleh orang-orang yang mengimplementasikannya.

Ditulis oleh Dave Piasecki

Sumber : http://www.inventoryops.com/guide_inv_acc.htm

Comments»

No comments yet — be the first.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: